教你轻松写出标准漂亮的英文邮件

出国留学，邮件是必不可少的沟通方式，而对于留学生来说，邮件更有可能影响到导师对自己的印象，因此，掌握邮件礼仪是非常之重要的，现在我们就一起来学学基本的邮件礼仪吧。

首先，让我们从基本的邮件礼仪学起！

邮件主题和标题——邮件主题（subject）不需要写自己的名字。而且一定要简洁易懂，好能有效的反映出邮件的主要内容。但慎重选择将“要求”或者“数字”写入其中，比如：“urgent request—immediate response needed”或者“Question about 3009 assignment ”。因为所谓的“要求”可能会被无视，而且还容易被当成垃圾邮件。

称呼——安全的开头方式是用"Dear Professor XXX"。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。或者用Hi/Hello Professor XXX 来做开头也可以，不过取决于邮件的正式程度。

正文——发邮件的目的不同，正文内容的措辞自然会有所区别，但一些基本思想是相同的——清楚简洁是好的！自己的人生哲学或者血泪经历什么的就可以先收起来了，要是你实在想找人倾诉，推荐私聊！

而如果你要在邮件中向你的教授或者上级提出问题或请求，就更要注意用词和邮件行文的结构。这里可以遵循“消极的礼貌”（negative politeness）这一法则。

常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态：

1.多用I was wondering if（用was，而不是I wonder或I am wondering）

当然，打交道多了，可以不必拘泥于此。例如也可以说I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“I was wondering if”，过分礼貌，其实也挺奇怪的，便可多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力。

例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

2. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love。坏，也要用I wanted代替。尽量避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，会给对方压力。

提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的。

其他注意事项：1、不要都用大写字母来写，因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。大写的字母会给收件人人一种被人乱喊的感觉。

2、慎用表情符号和微笑符号。注意语气，写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样。

3、在邮件中表现出礼貌和友好很重要，但是要适度，不要搞得像是在阿谀奉承。

4、单词拼写！拼写！拼写！（重要的事情说三遍）

5、后，在正式邮件中千万不要和你的教授开玩笑，多好笑都不可以！

结束语——在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意。

例如：

较常见的结尾句：

Thank you for your kind cooperation/attention to this matter.

如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容，可以用用这句：

Thank you for your understanding.

如果是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，这句做结尾也可以：

Thank you for your consideration.

如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。

Thank you again for everything you've done.

落款签名——后的签名也很重要。每封邮件后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以“Best Wishes、Regards”来结尾。（或者其他相关的正式语，但是要用友好的语气。）然后签上你的全名，尽量不要用昵称。

回信——如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料，一定要告诉他你已经收到了。作为礼仪之邦的一份子，相信大家都是有这种基本素养。不要嫌麻烦或者耽误时间，说不定，就能给教授留下个良好印象。举手之劳，何乐不为？